1. Børneattester
2. Billeder
3. Personoplysninger
1. Børneattester
Håndtering af Børneattester i Ringive-Lindeballe idrætsforening
Lovgivningen kræver at foreninger indhenter børneattester ved nyansættelser af instruktører og andre med lederansvar overfor børn og unge under 15 år.
Pr. 1. juni 2012 er reglerne skærpet til også at omfatte personer, der via deres arbejdsopgaver færdes fast på steder, hvor der er børn under 15 år, og som derved har mulighed for at opnå direkte kontakt med børnene.
Det spiller ingen rolle, om vedkommende få løn, eller om arbejdet foregår på frivillig basis.
DGI er kommet med anbefalinger til, hvordan idrætsforeningerne kan håndtere indhentninger af børneattester. RLIF følger disse anbefalinger.
Det betyder:
• At RLIF nu tjekker alle trænere, instruktører og holdleder over 15 år, som er tilknyttet arbejdet med børn under 15 år.
• At evt. strafbare forhold videregives til DGI. Der kan kun indhentes oplysninger på træner, instruktører og holdleder, der giver deres samtykke, Hvis den pågældende ikke giver sit samtykke, må han/hun ikke virke i foreningen.
Ringive-Lindeballe idrætsforening har følgende procedure for indhentning af børneattester.
Kontaktpersonen for den enkelte afdeling er ansvarlig for at undersøge, til hvilken træner, instruktører og holdledere der skal indhentes børneattester.
Formanden for gymnastik varetager udlevering og indsamling af:
• Børneattest kan hentes på DGI’s hjemmeside (www.dgi.dk\service).
• Blanketten afleveres til formanden for RLIF
• Som sender blanketten til Kriminalregisteret.
• Kriminalregistret returner negative attester til RLIF formanden, hvilket betyder der ikke er nogen dom for sædelighedsforbrydelser. RLIF formanden destruerer derefter attesterne.
• Er børneattesten positiv betyder det, at den involverede person har en eller flere domme for sædelighedsforbrydelser mod børn. I så fald sendes børneattesten direkte til DGI, som efter følgende tager kontakt til formanden for RLIF.
• Træner, instruktører og holdleder der har været væk fra foreningen i længere eller kortere tid skal have en ny attest.
2. Billeder
Vi forbeholder os ret til at tage hold fotos og fotos ved arrangementer/stævner.
Disse bruges på Facebook og vores hjemmeside.
Ønsker man ikke sig selv/sit barn/sine børn på disse fotos bedes I kontakte Tine Ellegaard:
E-mail: tine.ellegaard@altiboxmail.dk eller Mobil nr. 20 23 36 17
3. Personoplysninger
Privatlivspolitik for Ringive-Lindeballe Idrætsforening
Senest redigeret den 19.08.2018
Ringive-Lindeballe Idrætsforenings dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Ringive-Lindeballe Idrætsforening er dataansvarlig og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Mail: rlif@icloud.com
Website: www.ringive-lindeballe-if.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
1. Medlemsoplysninger:
Almindelige personoplysninger:
Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse
1. Oplysninger om ledere og trænere:
Almindelige personoplysninger:
Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
CPR-nummer
Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
· Offentlige myndigheder, f.eks. indhentelse af børneattester, nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
Behandling efter lovkrav
Behandling med samtykke
Formålene:
1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:
Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
Levering af varer og ydelser du har bestilt
Administration af din relation til os
1. Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
Opfyldelse af lovkrav
Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningenAf hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Ulønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt
Lønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
Retten til indsigt i egne personoplysninger
Retten til berigtigelse
Retten til sletning
Retten til begrænsning af behandling
Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du på vores hjemmeside, som du kan se i den øverste menu, eller ved at klikke her.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Bilaget er udarbejdet af DIF og DGI i fællesskab for foreninger, februar 2018.